Allgemeine Hinweise

Passwort vergessen?

Es bestehen bei einem vergessenen Passwort drei Möglichkeiten, ein neues zu erhalten:
a) Erstens die Nutzung der Schaltfläche 'Passwort anfordern' auf der Login Seite zu VEMAGS. Hierzu muss die eigene Email-Adresse in den Benutzerdaten hinterlegt sein, an diese wird das Passwort versand.
b) Zweitens in der eigenen Behörde oder Firma einen Primärbenutzer kontaktieren. Dieser kann über 'Benutzer Suchen' und 'Passwort ändern' die Passwörter seiner Kollegen zurücksetzen.
c) Dritte und letzte Möglichkeit ist es, Ihren Landesbeauftragten zu kontaktieren. Dieser kann Ihr Passwort ebenfalls zurücksetzten.
Hier erhalten Sie eine Anleitung zur Nutzung der Funktionen!

Hinweise zu Anhörungen in Baden-Württemberg

Wenn Sie Anhörungen in Baden-Württemberg durchführen, beachten Sie bitte die hier hinterlegten Hinweise des Landesbeauftragten Herrn Keinath.
Bei Fragen hierzu richten Sie diese bitte an die im Brief angegebenen Rufnummer!

Ansprechpartner zu VEMAGS

Wenn Sie Fragen rund um VEMAGS haben, ist Ihr erster Ansprechpartner immer Ihr Landesbeauftragter oder sein Vertreter (Liste hier). Dieser beantwortet Ihnen Ihre Fragen oder vermittelt Ihnen den passenden Ansprechpartner für Ihr Anliegen.
Falls diese nicht zu erreichen sind, können Sie in dringenden Fällen auch das Projketbüro oder die Projektleitung anrufen (Liste hier).

Datenschutz

Hier finden Sie eine Erklärung zu VEMAGS und Datenschutz des Ministeriums für Bauen und Verkehr des Landes NRW.

Technische Voraussetzungen

Grundsätzlich benötigen Sie einen Internetzugang.
Hier finden Sie eine Zusammenstellung der technischen Voraussetzungen für VEMAGS.

Zugangsdaten für eine Person, aber mehrere Sachbearbeiter?

Wenn Sie ein Mal Zugangsdaten für VEMAGS erhalten haben, können Sie als Organisation beliebig viele Mitarbeiter anlegen. Sie können auch weitere Primärbenutzer erstellen, die wiederum weitere Kollegen in VEMAGS einpflegen können.
Zur Anlage eines Kollegen lesen Sie bitte den folgenden Punkt.

Anlegen eines Benutzers

Dazu müssen Sie nach dem Anmelden unter Administration auf der linken Seite die Funktion "Benutzer anlegen" wählen". Dort müssen Sie nach der Eingabe der mit einem roten Stern gekennzeichneten Pflichtangaben und der Auwahl, ob der Nutzer Primärnutzer sein soll oder nicht die Daten speichern. Anschließend kann Ihr Kollege sich mit den Daten anmelden.
So können Sie alle Personen in VEMAGS einpflegen, die Sie in VEMAGS benötigen.

Rollenvergabe an neue Benutzer

Wenn Sie wie oben beschrieben einen neuen Nutzer angelegt haben, gibt es mehrere Optionen für die Rechtevergabe:
Wenn Sie vor dem ersten Speichern den Haken bei Primärbenutzer setzen, bekommt der Benutzer alle vorhandenen Rollen des Anwenders, z.B. alle Rechte für 'Antragsteller' oder bei einer EGB/AZH diese beiden Rollen.
Ist der Benutzer kein Primärbenutzer, so müssen Sie Ihm nach dem Speichern Rollen über "Rolle zuordnen" zuweisen.
ACHTUNG: Wenn Sie einen Benutzer nach dem ersten Speichern durch Setzen des Hakens zum Primarbenutzer machen, bekommt er NICHT mehr automatisch alle Rechte des Benutzers zugewiesen, auch dann ist ein manuelles Zuweisen erforderlich.

Doppelte Benutzernamen

Ein Benutzername kann nur ein mal in einer Organisation vergeben werden. Weitere Personen benötigen abweichende Namen. Das Programm gibt eine entsprechende Fehlermeldung aus.

Stornieren/Widerrufen allgemein

Das Stornieren eines Antrages oder einer Anhörung verwirft diese ENDGÜLTIG. Ein Storno kann nicht rückgängig gemacht werden.
Gleiches gilt für das Ablehnnen eines Änderungsantrages.

Auswahl einer Erlaubnis- und Genehmigungsbehörde (EGB)

Bei der Auswahl einer EGB (sowohl im Rahmen der Registrierung als auch innerhalb der Antragstellung) sind die hier hinterlegten Information mit Screenshots zu beachten!

Auswahl einer Anhörungsbehörde (AB)

Bei Anhörungen über Ländergrenzen hinweg sind die jeweiligen Anhörungsbehörden, auch sog. Bündelungsbehörden des betreffenden Bundeslandes auszuwählen. In der Auswahlliste in VEMAGS erscheinen diese als Abkürzung. hier finden Sie ein Verzeichnis mit den vollständigen Namen!

Für Antragsteller (AS)

Keine Freischaltung trotz Registrierung

Es ist vom System her vorgesehen, dass Ihre ausgewählte Erlaubnis- und Genehmigungsbehörde (EGB) Sie für VEMAGS freischaltet. Dies dient zur Verifizierung, da die Seite zur Registrierung für jeden zugänglich ist. Es sollen jedoch nur Firmen in VEMAGS arbeiten, die Groß- und Schwertransporte beantragen möchten.
VEMAGS ist ein Angebot der Bundesländer und des Bundes an alle Verfahrenbeteiligten. Es gibt keine Verpflichtung für Kreise und Kommunen, an VEMAGS teilzunehmen.
Deshalb kann es sein, dass Ihre Erlaubnis- und Genehmigungsbehörde noch nicht an VEMAGS teilnimmt. In diesem Fall können Sie bei Bedarf, z.B. wenn Sie häufig Anträge an verschiedene EGBs stellen, auf Nachfrage von den Landesbeauftragten für VEMAGS freigeschaltet werden.
Eine Karte mit den an VEMAGS teilnehmenden EGBen ist in der Rubrik Downloads verfügbar.

Ändern der voreingestellten EGB

Bei der Registrierung wählen Sie eine EGB aus, die Sie freischalten soll. Diese wird zukünftig als Voreinstellung bei neuen Anträgen eingesetzt, kann jedoch im Zuge der Antragserstellung geändert werden.
Wenn Sie eine andere EGB als Voreinstellung wünschen, können Sie die EGB unter dem Punkt "Anwenderdaten pflegen" ändern. Die Möglichkeit, jegliche andere EGB in Deutschland für einen Antrag zu wählen bleibt Ihnen selbstverständlich erhalten.
ACHTUNG : Wenn Sie einen Kreis auswählen, z.B. Minden-Lübbecke, erhalten Sie anschließend eine Auswahl aller im Kreis verfügbaren EGBs wie Bad Oeynhausen, Espelkamp etc. Hier kann es leicht zu Fehlern kommen, denn da die Sortierung nicht nach Größe, sondern alphabetisch erfolgt, können statt des gewünschten Kreises auch unbeabsichtigt kleinere Städte gewählt werden. Ebenso ist dies von Bedeutung, wenn man bewusst eine kreisangehörige Stadt als EGB sucht.

Digitale Signatur

Auch Antragsteller können unter VEMAGS mit digitaler Signatur arbeiten. Damit muss die H aftungserklärung nicht mehr gesondert an die EGB übermittelt werden. Bei dem Stellen des Antrages wird über die Eingabe einer PIN-Nummer der Antrag elektronisch signiert.
Sie benötigen hierzu eine Signaturausstattung. Diese ist unabhänging von VEMAGS. Informationen hierzu gibt Ihnen gerne das Projektbüro in Wiesbaden unter 0611/366-3319.

Änderungsanträge

Um kleine Korrekturen an den Daten des Antrages vornehmen zu können (Kennzeichenänderung etc.) sind bei VEMAGS sog. Änderungsanträge vorgesehen.
Diese dienen nur dazu, kleinere Änderungen mitzuteilen. Umfangreiche Änderungen bedingen neue Anträge, wobei die EGB die zulässigen Änderungen im Einzelfall festlegt.

Für Behörden

Anhörungsbaum/Angehörte Stellen einsehen

Für einige Fälle kann es von Bedeutung sein, eine Liste der ebenfalls angehörten Stellen zu sehen. Diese Liste kann über die Funktion "Antrag/Bescheid suchen" eingesehen werden. Wenn Sie den betreffenden Antrag mit einer der dort gegebenen Möglichkeiten suchen, erhalten Sie einen Antrag oder eine Liste von Anträgen.
Nach der Auswahl des gewünschten Antrags sehen Sie am Ende der Seite die Liste der angehörten Stellen. Über die + Zeichen können eventuelle Unteranhörungen sichtbar gemacht werden.

Bearbeiten einer Anhörung

Wenn Sie eine Anhörung angelegt haben und diese noch nicht weitergeleitet ist, können Sie diese weiter bearbeiten, z.B. den Geänderten Fahrtweg oder die sonstigen Hinweise ändern.
Hierzu müssen Sie in der E-Akte aus der gelben Liste der Anhörungen die entsprechende Anhörung wählen. Diese wird beim Überstreichen mit dem Mauszeiger orange. Nach einem Klick öffnet sich die Anhörung, auf der rechten Seite kann mit dem Button 'Bearbeiten' die Überarbeitung gestartet werden.
Auch das Weiterleiten nach abgeschlossener Überarbeitung ist aus diesem Untermenü möglich.

Ablehnende Stellungnahme begründen

Wenn Sie eine negative Stellungnahme abgeben müssen, kann es für die anhördende Stelle hilfreich sein, den Grund der Ablehnung näher erläutert zu bekommen.
Hierzu können Sie die Auflage 36 aus den Auflagen für den gesamten Geltungsbereich nutzen.
Wie auch sonst bei einer Stellungnahme wählen Sie 'Hinzufügen', wählen die Auflage 36 aus und geben die Begründung ein; anschließend speichern und die Begründung ist hinzugefügt.

Einarbeiten einer Stellungnahme für meinen Geltungsbereich

Um unter der Überschrift NRW im Bescheid Ihre Kommune oder Ihren Kreis mit spezifischen Auflagen einzufügen, müssen Sie im Rahmen des Anhörungsverfahrens eine Anhörung an die eigene Behörde richten. Vom System her bearbeiten Sie diese genauso wie externe Anhörungen. Hier geben Sie die Auflagen für Ihr Kreisgebiet ein.
Im Unterschied zu diesen Aufalgen erscheinen die Auflagen, die Sie im Bescheid hinzufügen, ganz zu Beginn des Bescheides unter der Überschrift: Gesamter Geltungsbereich.

Neue Anhörungen nach erstelltem Bescheid

In einigen Situationen (z.B. Verlängerungen bei unterschiedlichen Zustimmungszeiten, nachträglichen Streckenänderungen, etc.) können auch nach Bescheidzustellung neue Anhörungen erforderlich werden. Hierfür sind teilweise neue Anhörungen einzelner Partner erforderlich.
Dazu sollte man den Knopf 'Neue Bescheidversion hinzufügen' nutzen, denn grundsätzlich können zu einem zugestellten Bescheid keine Anhörungen mehr gestartet werden. Nach dem Anlegen der neuen Bescheidversion werden jedoch die erforderlichen Knöpfe wieder freigegeben, die Anhörungen können wie gewohnt hinzugefügt und eingearbeitet werden.
Dabei ist zu beachten, dass alte Anhörungen erst storniert werden müssen, bevor die gleiche Behörde noch mal angehört werden kann.
Man kann also die Behörden mit der kürzeren Befristung mit dem gleichen Aktenzeichen wieder anhören. Man fügt nur noch die neue Anhörung mit den anderen alten zusammen (die gültigen Stellungnahmen werden automatisch auch in den neuen Bescheid übernommen) und erstellt endgültig die nächste Version, gibt sie frei und stellt zu --- fertig ist die Verlängerung.
Dadurch ergibt sich eine neue Versionsnummer des Bescheides(Version 2007000xxx_02; 2007000xx_03 usw.), um die verschiedenen Bescheide trennen zu können.

Aufhebungsbescheid

Unter dem Feld 'Neue Bescheidversion hinzufügen' gibt es noch die Möglichkeit, einen Aufhebungsbescheid zu Erstellen.
Diese Bescheidart kann zwei Zielen dienen:
Erstens wenn ein Transport, z.B. aufgrund von Änderungen auf der Strecke nicht mehr wie beschieden durchgeführt werden kann, also wenn der Bescheid widerrufen werden muss.
Zweitens wenn eine neue Bescheidversion erstellt wird und der bis dato gültige Bescheid für die Zwischenzeit widerrufen werden soll. Dann muss ein Aufhebungsbescheid erstellt werden. Anschließend können über hinzufügen einer neuen Bescheidversion die notwendigen Änderungen eingerabeitet werden und diese freigegeben werden. Ab dem Zustellen gilt dann der neue Bescheid.

Welche Bescheide sieht die Polizei

Transparenz ist ein wichtiges Ziel von VEMAGS. Deshalb kann die Polizei zugestellte Bescheide rund um die Uhr einsehen.
Die Polizei kann die PDF Datei sehen, die beim Zustellen oder signierten Zustellen des Becsheides generiert wird.
Dies bedeutet für neue Bescheidversion, dass Sie für die Polizei erst nach der Zustellung sichtbar sind. Wenn der Bescheid zwischenzeitlich nicht gelten soll, muss also ein Aufhebungsbescheid zugetsellt werden. Auch diese ist für die Polizei sichtbar.
Es gilt immer der aktuellste Bescheid. Wenn also nach dem Aufhebungsbescheid eine neue Bescheidversion zugestellt wird, ist diese gültig. Der VEMAGS-Ident bleibt der gleiche.
Durch die Einsichtmöglichkeit ergibt sich auch die Notwendigkeit, Änderungen wie beispielsweise andere Kennzeichen in VEMAGS zu dokumentieren. Es kann sonst zu Irritationen kommen, wenn Bescheidaten mit gefaxten Zusätzen oder handschriftlichen Ergänzungen versehen sind.

Anhören von Nicht-VEMAGS-Anwendern

Wenn Sie einen Anhörungspartner aus der Liste wählen, der nicht an VEMAGS teilnimmt, versendet VEMAGS automatisch ein Fax an diese Organisation.
Sie wird Ihnen per Fax antworten. Dieses Fax sollten Sie in VEMAGS übernehmen. Die Vorgehensweise wird in dem hier hinterlegtenDokument auf der zweiten Seite erläutert.
Sind die Inhalte zu umfangreich können Sie auch als Anhang hinzugefügt werden. Auch hierfür bietet sich die oben erläuterte Erfassung als Stellungnahme an. Im Idealfall wird in einer 36er Auflage auf den Anhang hingewiesesen und dieser im Rahmen der Stellungnahme hochgealden. Der Vorteil besteht in der Überschrift übder dem Anhang, hier wird dann die Behörde genannt, weclhe die Auflagen gegeben hat.
Wenn Sie ein Fax zurück erhalten, müssen Sie unbedingt diese Unteranhörung manuell abschließen (in der E-Akte), damit für alle Beteiligten in VEMAGS ersichtlich ist, dass die Anhörung abgeschlossen ist.
HINWEIS: Insbesondere in der Anfangsphase von VEMAGS kann es dazu kommen, dass Faxnummern von Beteiligten falsch eingepflegt worden sind. Wenn also ein Fax von VEMAGS nicht seinen Empfänger erreicht, melden sie dies bitte an vemags@strassen.nrw.de, wenn möglich mit Angabe der Faxnummer und ggf. eines Ansprechpartners.

Faxanwender erkennen

Bei dem Stellen eines Antrages oder dem Weiterleiten einer Anhörung kann ich keinen deutlichen Unterschied erkennen.
Bei Faxbehörden geht der Status sofort in Bearbeitung (inBe), bei VEMAGS-Nutzern erstmal in weitergeleitet (weit).
Über die Funktion "Anwender suchen" kann man sich jedoch Daten zu einem Anwender anzeigen lassen. Hier ist unter anderen vermerkt, ob der Anwender Faxanwender ist.

Einarbeiten von Fax-Stellungnahmen

Wenn Sie ein Fax als Antwort auf Ihre Anhörung über VEMAGS bekommen gibt es zwei Möglichkeiten, dieses In Ihre Stellungnhame oder Ihren Bescheid zu übernehmen.
Erstens können Sie in der E-Akte die entsprechende Anhörung anhaken und rechts den Knopf 'Stellungnahme erfassen' betätigen. Damit eröffnet Ihnen VEMAGS die Möglichkeit, die Stellungnahme zu erfassen. Diese taucht in der Anhröung oder dem Bescheid unter dem Namen der Behörde auf, für die Sie die Stellungnahme erfassen. Der Erfassungsvorgang läuft wie die Eingabe einer eigenen Stellungnahme ab.
Zweitens könne Sie das Fax als Anhang einfügen. Dafür muss es als PDF, JPG oder PNG vorliegen, ggf. ist ein Einscannen erforderlich. Diese Datei kann dann dem Bescheid als Anhang hinzugefügt werden. Es bietet sich für die Übersichtlichkeit des Bescheids an, in einer (oder mehreren) 36er Auflagen auf die Anhänge und die darin enthaltenen Auflagen hinzuweisen.
Die erste Methode ist grundsätzlich vorzuziehen, da der Bescheid übersichtlicher wird. Die zweite Methode bietet sich jedoch an, wenn sehr umfangreiche Auflagen gemacht werden, deren Nacherfassung zeitlich nicht sinnvoll ist.

Fehlende Anhörungspartner bei den anzuhörenden Stellen

Wenn Sie regelmäßig Anhörungspartner beteiligen müssen, die nicht in der Auswahlliste von VEMAGS angeboten werden, können Sie diese durch den Landesbeauftragten nacherfassen lassen.
Bitte senden Sie hierzu eine E-Mail an vemags@strassen.nrw.de
In dieser Mail müssen mindestens der Name der Organisation und die Faxnummer enthalten sein. Wünschenswert wäre darüber hinaus die postalische Anschrift.

Erstellen einer Gesamtstrecke mit allen Änderungen
(Tipp: Klappt auch zur Übernahme anderer Texte)

Wenn Sie im Bescheid zur Übersichtlichkeit für den Antragsteller die eingegangenen 12er Auflagen zusammenfassen wollen, ohne alles abzutippen, gehen Sie wie folgt vor:
Bitte wählen Sie "Bescheid hinzufügen". Nach dem ersten Speichern des Bescheides erhalten Sie den Knopf "Entwurf drucken". Damit erzeugen Sie ein PDF, welches alle Stellungnahmen enthält.
Wenn Sie nun in VEMAGS die Schaltfläche "Hinzufügen" bei Auflagen für den gesamten Geltungsbereich wählen und hier die Auflage 12 anklicken, können Sie per Copy&Paste aus dem parallel geöffneten PDF alle benötigten 12er Auflagen kopieren.
Wie beim Fax ist natürlich ein sorgfältiges Einfügen der Änderungen erforderlich, jedoch entfällt das Abschreiben der neuen Strecke.
Das Ausdrucken als PDF ist an fast allen Stellen in VEMAGS möglich und stellt in Zusammenhang mit Copy&Paste eine wichtige Funktion dar, um Inhalte anderer zu übernehmen.

"Anzahl Fahrten" nimmt keine Wörter an

Heute wird häufig bei Dauergenehmigungen in dem Feld 'mehrere' eingetragen.
Das Feld ist in VEMAGS als Zahlenfeld definiert, eine Eingabe von Text ist nicht möglich. Für eine Dauergenehmigung ist das Feld leer zu lassen, denn eine Anzahl der Fahrten ist auf Grund der Genehmigungsart nicht zu ermitteln. Aus dem Zusammenhang Dauer und Anzahl der Fahrten leer wird deutlich, dass sich die Fahrtenanzahl nicht bestimmen lässt, also analog zu 'mehrere' oder 'viele' zu sehen ist.
Das Feld ist aufgrund verschiedener Plausibilitäten und Auswertungen ein Zahlenfeld.

Anhänge zu einem Antrag einsehen

Wenn Anhänge zu einem Antrag vorhanden sind wird dies in der E-Akte als Symbol angezeigt.
Wenn Sie diese Anhänge als AB oder AZH betrachten wollen, können Sie die Antragsdaten in der E-Akte aufrufen (in der Zeile unter 'Antrag gem. §§ 44, 46 und 47 StVO'). Unten auf der Seite befindt sich die Übersicht der Anhänge. Mit einem Klick werden diese geöffnet.
Der zweite Weg führt über die Schaltfläche 'RGST Formularansicht'. Hierbei wird ein PDF des Antrages generiert, welches alle Informationen rund um den Antrag zusammenfasst, darunter auch die Anhänge.

Integration von Gebührendaten in einem Bescheid

Bei der Erstellung eines Bescheides werden die Gebühren und Auslagen eingetragen.
Um dem Antagsteller mitzuteilen, wie er den Betrag begeleichen soll, müssen mindestens noch Kontoverbindungen und ein Kassenzeichen oder eine Rechnungsnummer mitgegeben werden.
Für die Kontoverbindungen bietet sich eine Eingabe im Zusammenhang der Rechtsbehelfsbelehrung an, da Sie auch nicht antragsbezogen wechseln. In der PDF Datei für den Rechtsbehelf, der unter "Anwenderdaten pflegen" hochgeladen werden kann und dann jedem Bescheid automatisch angefügt wird, geben Sie neben dem Rechtsbehelf auch die Kontoverbindungen Ihres Anwenders an.
Bei der Erstellung eines Bescheides können Sie 'Hinweise zum Bescheid' eingeben. Hier können Sie ein antragsbezogenes Kassenzeichen sowie ein Zahlungsziel eingeben.
Eine Hilfe kann hier die Formulierung eines Satzes in einem Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm darstellen, der per Kopieren und Einfügen übertragen werden kann. Die Exceltabelle kann auch bei Bedarf natürlich auch weitere Funktionen übernehmen.

Automatisiertes Erstellen von Gebührenbescheiden

VEMAGS kann die Bescheiddaten einer Erlaubnis- und Genehmigungsbehörde als CSV-Datei exportieren. Diese lässt sich mit Excel oder anderen Tabellenkalkulationsprogrammen öffen und bearbeiten, z.B. nach dem einmaligen Erstellenein Markros auf Knopfdruck in eine übersichtlichere Form bringen, welche nur die gewünschten Informationen enthält.
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, aus dieser CSV-Datei mit einer speziellen WORD-Datei automatisch Gebührenbescheide zu generieren. Die WORD-Datei kann dabei in der Regel so angepasst werden, dass Ihr bisheriges Layout erhalten bleibt.
Bitte sprechen Sie für Details Ihren Landesbeauftragten an.

Umgang mit Fahrtwegänderungen

Wenn eine von mir angehörte Stelle einen Fahrtweg ändert, wird diese automatisch unter dem betreffenden Namen der Behörde in meine Stellungnahme integriert.
Es kann erforderlich sein, eine erneute Anhörung zu starten, wenn sich aus den Änderungen andere Betroffenheiten ergeben. Da der Angehörte die Stellungnahmen der anderen nicht sehen kann, ist es unbedingt erforderlich, die Änderung vor der Anhörung in das entsprechende Feld zu kopieren.
Wichtig: Wenn man als Behörde eine Fahrtstrecke ändert und dies nur im Rahmen von Anhörungen in das Feld "Geänderter Fahrtweg" einträgt, wird dies nicht in den Auflagen sichtbar. Man sollte immer, wenn man selbst Eintragungen in dieses Feld vornimmt, parallel schon eine Stellungnahme erzeugen und eine 12er Auflage mit gleichem Inhalt einfügen.

Rückfragen allgemein

Rückfragen und Mitteilungen sind Nachfragen oder Hinweise zu einem Vorgang.
Sie erscheinen auf der Startseite unter der entsprechenden Rubrik.
Wichtig ist, dass nur derjenige, der eine Rückfrage stellt diese auch wieder schließen kann (und muss!). Die Rückfrage bleibt bis zum Abschließen auf der Startseite beider Beteiligter stehen. Anschließend ist Sie in der E-Akte sichtbar.
Genau so sind Mitteilungen zu sehen, die z.B. auf eine widerrufene Stellungnahme hinweisen. Diese werden automatisch generiert und können ebenfallsnur von demjenigen Abgeschlossen werden, der die Mitteilung ausgelöst hat.

Rückfragen bei EGBs

Es gibt bei den EGBs zwei Anzeigen von Rückfragen, auf der Startseite (Erläuterungen siehe oben) und in der E-Akte. Rückfragen auf der Startseite können bei allen Anwendern vorkommen und bedeuten, das ein anderer Verfahrensbeteiligter eine Frage zu Vorgang hat.
Eine Rückfrage in der E-Akte hingegen kommt nur bei EGBs vor. An dieser Stelle werden nachrichtlich Meldungen aufgeführt, die an anderer Stelle im Verfahren gestellt wurden. Eine Einsicht in die Rückfragen ist nicht möglich, da die zugehörigen Anhörungen nicht in die eigene Zuständigkeit fallen (Anzeige: Fehler 3201 - Der Benutzer ist für die Anhörung nicht zuständig ...). Diese Ansicht dient nur der Übersicht, ob Rückfragen an anderen Stellen aufgetreten sind und wie Ihr Status ist.
Hintergrund ist die Grundannahme bei VEMAGS, das die EGB die Verfahrensführung hat. Um diese Rolle auszufüllen, sind weitergehende Ansichtsrechte sinnvoll.

Polizei

Zwei Mal Zugangsdaten für die Polizei

Als Dienststelle der Polizei erhalten Sie zwei Mal Zugangsdaten zu VEMAGS.
Einmal können Sie sich damit als Kontrollbehörde anmelden (KB, Anwenderkennung: xxxxxKy), einmal als Anzuhörende Stelle (AZH, Anwenderkennung xxxxxBy). Diese Trennung ergibt sich aus den völlig unterschiedlichen Funktionen. Anzuhörende Stellen gibt es auch viele außerhalb der Polizei, z.B. die WSA oder Straßen.NRW. Die Funktion Kontrollbehörde wird nur für die Polizei vergeben.
Als Kontrollbehörde kann ich nur jeweils einen Bescheid über die Eingabe des Bescheididenten sehen. Alle mit VEMAGS gefertigten Bescheide können eingesehen werden, so lange der Ident bekannt ist.

Erste Schritte

Wenn Sie Zugangsdaten erhalten haben, können Sie sich mit diesen in der jeweiligen Funktion einloggen. Anschließend sollten Sie Ihre Persönlichen Daten und die Daten der Behörde überprüfen. Dazu müssen die Funktionen Benutzerdaten- bzw. Anwenderdaten pflegen genutzt werden. Hier können Sie auch das Standartpasswort durch ein eigenes ersetzen.
Anschließend können über die Funktion "Benutzer anlegen" alle Nutzer angelegt werden, die in Ihrer Behörde in der jeweiligen Funktion arbeiten. Die Kontrollbehörde umfasst nur wenige Rechte und ist hauptsächlich für Personen mit Auskunftsfunktion gedacht. Die Funktion AZH ist für den Verkehrsbereich, der Groß- und Schwertransporte bearbeitet.
Sie können beliebig viele Benutzer und auch weitere Primärbenutzer anlegen (Erläuertungen der Begriffe siehe unten).
Unter der Rubrik Links befindet sich eine Verbindung zu den Benutzerhandbüchern. Grundsätzlich sind diese unter www.vemags.de unter dem Reiter Anwendungen zu finden.

Bescheidarten und Bescheidversion

Es gibt verscheidene Bescheidarten (Genhemigungsbecsheid, Aufhebungsbescheid und Stornobescheid). Jeder Bescheid, unabhängig von seiner Art, hat eine eigene Bescheidversionen, die mit einem Anhang zum Identen des Vorgangs gekennzeichnet wird (xxxxxxxxxx_0x).
Als Kontrollbehörde kann es vorkommen, dass Sie einen Bescheid mit der Versionsendung _03 prüfen und in der Ansicht weitere Bescheidversionen angezeigt werden. Hierbei ist es wichtig, die Art der weiteren Versionen zu beachten. Ein Aufhebungsbescheid sollte in der Regel einen Bezug zu einer konkreten Bescheidversion aufweisen, die er aufhebt. Wenn nun der Aufhebungsbescheid mit der Kennung _04 die Versionen 01 und 02 aufhebt, ist die vorliegende Version 03 gültig.

Automatische Benachrichtigungen

Gerade in der Anfangszeit kann es sein, dass sehr selten Anhörungen über VEMAGS an die einzelnen Dienststellen gehen.
Deshalb ist es sinnvoll, sich automatisch über neue Eingänge informieren zu lassen. Diese Nachrichten werden an die Email-Adresse versandt, die unter den Anwenderdaten eingetragen ist. Zusätzlich muss bei den Anwenderdaten auch das Kontrollfeld 'Mailempfang' aktiviert sein.
Entsprechende Eintragungen müssen vom Primärbenutzer getätigt werden, im Falle der Polizei sind dies in der Regel Kollegen aus dem IT-Bereich.

Digitale Signatur

Bei VEMAGS kann die Unterschrift und das Dienstsiegel optional durch die sog. qualifizierte elektronische Signatur erstezt werden.
Ein Teil eines Musterbescheides kann hier aufgerufen werden. Die qualifizierte elektronische Signatur genügt nach einen mit allen Bundesländern abgestimmten Schreiben des Bundesministeriums für Verkehr den Anforderungen der RGST 1992 (Link zum Schreiben).
Die Gültigkeit der Bescheide kann anhand des Bescheididenten in der Rolle als Kontrollbehörde jederzeit in der Applikation VEMAGS überprüft werden.

Suche eines Bescheides

In der Rolle als Kontrollbehörde können Bescheide gesucht werden.
Dabei ist es erforderlich, alle ELF Stellen des VEMAGS-Identen einzugeben. Dieser setzt sich aus dem Jahr, füllenden Nullen und einer laufenden Nummer zusammen. Bei anderen Behörden und auch den Antragsstellern hat sich gezeigt, dass häufig nur die laufende Nummer genannt wird. Zum Auffinden des betreffenden Bescheides müssen deshalb das Jahr und füllenden Nummern ergänzt werden.
Beispiel: Der Antragsteller meldet einen Transport mit VEMAGS Indenten 4711 an. Bei der Suche nach dem Bescheid muss das Jahr 2008 und drei Nullen hinzugefügt werden: 20080004711.

Begriffe und Konventionen

Namenskonventionen für NRW!!!

Es gibt in VEMAGS verschiedene Teilnehmer. Die Zusammensetzung der Kurznamen erfolgt nach anschließend aufgfeührten Konventionen.
Dieses ist wichtig für die Auswahl der richtigen Stelle, z.B. im Rahmen von Anhörungen oder Registrierungen als Antragsteller:

Kreise und Städte
Landkreis = LK
Beispiel: Steinfurt, LK
Stadt = Stadt
Beispiel: Münster, Stadt

Polizei
Polizei = zKfz-Kennzeichen_Pol Name Stadt oder Kreis
Beispiele: zWES_Pol_Wesel LR oder zE_PP Essen
Eine Ausnahme bilden die Polizeidienststellen mit Autobahnpolizei in Bielefeld, Dortmund, Münster, Düsseldorf und Köln:
diese werden mit PP/AP Name beschrieben, Beispiel: PP/AP Dortmund

Kreisangehörige Städte und Gemeinden
oder weitere, kreisspezifische AZHs werden nach folgendem Muster aufgeführt:
Gemeinden/Städte
zKfz-Kennzeichen_Name, Gmd.
Beispiel: zGM_Reichshof, Gmd.
Andere:
zKfz-Kennzeichen_Name,TBA
Beispiel: zGM_Oberbergischer Kr., TBA
Weitere Organisationen sind nur mit ihrem Namen aufgeführt, z.B. private Eisenbahngesellschaften oder Straßen.NRW.

UNBEDINGT BEACHTEN: VEMAGS ändert nicht den Verfahrensablauf. Auch weiterhin sind die Behörden wie bisher anzuhören, d.h. Tiefbauämter oder kreisangehörige Kommunen sind nur vom jeweiligen Kreis oder der kreisfreien Stadt anzuhören!!!

Begriffserläuterungen:

Anwender: Organisation, die in VEMAGS Verfahrensbeteiligter (als Kontrollinstanz, Verwaltungshelfer) ist.
Benutzer: Einzelne Person, die für ihre Anwender (Unternehmen, Behörde, Polizei) entsprechend ihrer Rolle im System VEMAGS arbeiten kann.
Primärbenutzer: Spezieller Benutzer (Administrator) eines Anwenders, der über seine zugeordneten Rollen per default alle funktionalen Rechte seines Anwenders besitzt. Der Primärbenutzer hat das Recht, Berechtigungen an Benutzer zu vergeben, weitere Be-nutzer seiner Organisation anzulegen, etc.
Antragsteller: Transporteure, Speditionsunternehmen, Bundeswehr, Privatpersonen, Landwirte etc. und Serviceunternehmen, die lediglich die Transporteure unterstützen
Erlaubnis-/ Genehmigungsbehörde (EGB): Örtlich zuständige Verkehrsbehörde, die die Federführung bei der Bearbeitung eines Antrags übernimmt. Anhörungen werden von ihr initiiert und koordiniert und Bescheide erstellt.
Anhörungsbehörde (AB): Örtlich zuständige Verkehrsbehörde, durch deren Zuständigkeitsbereich der beantragte Transportweg geht / deren Gebiet in einen Flächenantrag fällt.
Sie wird eingeschaltet, wenn sie durch eine EGB aus einem anderen Bundesland oder eine eigene AB (in Baden-W.) angehört wird. Weitere Anhörungen werden von ihr initiiert und koordiniert und deren Ergebnis zu einer Gesamtstellungnahme aggregiert.
Anzuhörende Stelle (AZH): Weitere Behörden und Organisationen, die im Rahmen des Anhörungsverfahrens zur Abgabe einer Stellungnahme aufzufordern sind. Dazu zählen u.a.
Straßenbaulastträger (SBLT): Straßenbauverwaltungen, die Deutsche Bahn, Wasser- und Schifffahrtsdirektionen,
Straßenverkehrsbehörden (StVB) nach StVO oder Zuständigkeitsverordnung, Polizei, Feuerwehr etc.
Kontrollbehörde: hier nur Polizei in ihrer Rolle als Kontrolleur des ruhenden und fließenden Verkehrs.

Abkürzungen auf der Startseite

Auf der Startseite werden diverse Abkürzungen verwendet, insbesondere um die Spaltenüberschriften der maximalen Feldlänge anzupassen. Was steckt hinter den Kürzeln?
Unterhalb der Legende, ganz unten auf der rechten Seite befindet sich die Schaltfläche 'Abkürzungsverzeichnis'. Nach dem Klick öffnet sich ein Fenster mit der beschreibung aller Abkürzungen.